Notion ist mächtig und wird trotzdem regelmäßig verlassen. Meist liegt es an einem von drei Punkten: die Geschwindigkeit bei großen Datenbanken, der schwache Offline-Betrieb oder die Frage, wo die Daten eigentlich liegen.
Seit Mai 2026 kommt ein vierter Grund dazu. Die volle KI-Funktion inklusive Notion Agent steckt jetzt im Business-Tarif, eigene Agenten kosten zusätzlich 10 US-Dollar je 1.000 Credits. Wer nur wegen der KI bei Notion war, rechnet gerade neu.
Die Alternativen im direkten Vergleich
| Tool | Einstiegspreis | Gratis-Variante | Deutsch | Serverstandort |
|---|---|---|---|---|
| Obsidian | kostenlos | Ja, voller Umfang | Ja | Lokal auf deinem Rechner |
| Anytype | kostenlos | Ja, großzügig | Teilweise | Lokal, verschlüsselt |
| ClickUp | ab 7 $/Nutzer/Monat | Ja, mit Limits | Ja | USA, EU-Option |
| Coda | ab 10 $/Maker/Monat | Ja | Nein | USA |
| Taskade | ab 8 $/Nutzer/Monat | Ja | Ja | USA |
| AppFlowy | kostenlos | Ja, Open Source | Teilweise | Lokal oder selbst gehostet |
| Notion (Referenz) | ab 10 $/Nutzer/Monat | Ja, für Einzelpersonen | Ja | USA |
Alle Preise ohne Gewähr. Stand: Juli 2026.
Obsidian: für alle, die ihre Daten behalten wollen
Obsidian speichert jede Notiz als einfache Markdown-Datei auf deiner Festplatte. Kein Server, kein Konto, keine Abhängigkeit von einem Anbieter, der morgen die Preise ändert. Die Kern-App kostet nichts.
Für Wissensarbeit ist Obsidian das stärkere Werkzeug. Die Verknüpfung zwischen Notizen und die grafische Darstellung des Netzes machen Zusammenhänge sichtbar, die in Notion untergehen. Über Erweiterungen lässt sich fast alles nachrüsten.
Der Preis dafür ist Aufwand. Obsidian kommt nackt, du baust dir deine Umgebung selbst zusammen. Für Teamarbeit taugt es nur eingeschränkt, die Synchronisierung kostet extra und Zusammenarbeit in Echtzeit gibt es nicht.
Anytype: lokal und trotzdem modern
Anytype richtet sich an alle, denen Obsidian zu technisch und Notion zu neugierig ist. Die Inhalte liegen verschlüsselt auf dem Gerät, die Oberfläche erinnert stark an Notion mit Blöcken und Datenbanken.
Die Gratis-Variante ist großzügig bemessen. Synchronisierung zwischen deinen Geräten läuft verschlüsselt, ohne dass der Anbieter mitlesen kann.
Zwei Einschränkungen solltest du kennen. Die deutsche Übersetzung ist unvollständig, und das Ökosystem ist deutlich kleiner als bei Notion. Vorlagen und Anleitungen musst du dir zusammensuchen.
ClickUp: wenn Projekte wichtiger sind als Notizen
ClickUp packt Aufgaben, Dokumente, Zeiterfassung und Projektplanung in eine Oberfläche. Wer Notion vor allem für Projektarbeit nutzt, findet hier das rundere Paket, weil die Funktionen von Haus aus zusammenspielen statt selbst gebaut werden zu müssen.
Der Einstieg liegt bei 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat, die Gratis-Variante deckt kleine Teams ab. Für europäische Kunden gibt es eine Hosting-Option in der EU, was den Umgang mit Personaldaten vereinfacht.
Die Fülle an Funktionen ist zugleich die Schwäche. ClickUp wirkt am Anfang überladen, und die Oberfläche reagiert bei großen Arbeitsbereichen träge.
Coda: für Automatisierung
Coda macht aus Dokumenten kleine Anwendungen. Formeln, Schaltflächen und Automatisierungen funktionieren dort deutlich weiter als in Notion, ohne dass du eine externe Automatisierungsplattform dazwischenschalten musst.
Die Abrechnung läuft anders als bei der Konkurrenz. Bezahlt wird pro Maker, also pro Person, die Dokumente erstellt und bearbeitet. Wer nur liest und ausfüllt, kostet nichts. Für Teams mit wenigen Erstellern und vielen Nutzern ist das deutlich günstiger als ein Preis pro Kopf.
Eine deutsche Oberfläche fehlt.
Taskade: der schlanke Gegenentwurf
Taskade ist bewusst einfacher gehalten. Listen, Gliederungen, Mindmaps und Aufgaben, dazu eingebaute KI-Funktionen, ohne dass du dir vorher ein System bauen musst.
Für kleine Teams, die von Notion vor allem überfordert waren, ist das der passende Umstieg. Der Einstieg kostet 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Für komplexe Datenbanken mit vielen Verknüpfungen reicht Taskade nicht. Wer Notion als Datenbank nutzt, verliert beim Wechsel zu viel.
Details im Taskade Testbericht.
AppFlowy: die quelloffene Variante
AppFlowy bildet Notion quelloffen nach. Du kannst es lokal betreiben oder auf einem eigenen Server, der Quellcode liegt offen.
Für Organisationen mit strengen Auflagen ist das oft die einzige Lösung, die durch die Prüfung kommt. Wer selbst hostet, behält die volle Kontrolle über die Daten.
Der Funktionsumfang hinkt Notion hinterher, und der Betrieb auf eigenem Server braucht jemanden, der sich darum kümmert.
Die KI-Frage: was du beim Wechsel verlierst
Notion AI ist tief in die Oberfläche eingebaut. Text zusammenfassen, Datenbanken auswerten, Inhalte aus mehreren Seiten verdichten, das läuft ohne Umweg über ein zweites Fenster. Seit Mai 2026 hängt der volle Umfang inklusive Notion Agent am Business-Tarif für 20 US-Dollar pro Nutzer.
Bei den Alternativen sieht es unterschiedlich aus. Taskade hat KI von Haus aus eingebaut und ist damit am nächsten an Notion. ClickUp bietet KI als kostenpflichtigen Zusatz. Coda bindet externe Modelle über Formeln ein.
Obsidian, Anytype und AppFlowy haben keine eingebaute KI. Bei Obsidian lässt sich über Erweiterungen ein eigener Modellzugang nachrüsten, dann läuft die Anfrage über deinen API-Schlüssel und du zahlst nach Verbrauch. Für Vielschreiber ist das oft günstiger als ein Pauschalabo, es kostet allerdings Einrichtungsaufwand.
Was der Umzug wirklich kostet
Notion exportiert nach Markdown, HTML, PDF und CSV. Einfache Seiten und Notizen ziehen sauber um, gerade nach Obsidian oder AppFlowy.
Der Aufwand steckt in den Datenbanken. Verknüpfte Datenbanken, Rollup-Felder und Formeln überstehen den Export selten unbeschadet und müssen im Zielwerkzeug neu gebaut werden. Wer ein gewachsenes System mit vielen Verknüpfungen betreibt, sollte einen halben bis ganzen Tag einplanen.
Ein Zwischenweg funktioniert oft gut. Notizen und Wissen wandern nach Obsidian, Projekte und Aufgaben nach ClickUp. Die Trennung ist meist sauberer als der Versuch, alles in einem Werkzeug zu halten.
Welche Alternative passt zu dir
Wenn du allein arbeitest und deine Daten behalten willst, nimm Obsidian. Kostenlos, schnell und unabhängig von jedem Anbieter.
Wenn dir Obsidian zu technisch ist, nimm Anytype. Ähnliche Datensouveränität bei einer Oberfläche, die sich wie Notion anfühlt.
Wenn du im Team Projekte steuerst, nimm ClickUp. Die EU-Hosting-Option ist für deutsche Firmen das entscheidende Argument.
Wenn du Dokumente automatisieren willst, nimm Coda. Das Maker-Preismodell spart bei Teams mit vielen Lesern richtig Geld.
Wie sich Notion selbst im Test schlägt, steht im Notion AI Testbericht. Für Automatisierung zwischen Werkzeugen lohnt zusätzlich ein Blick auf Zapier.
Alle Preise Stand Juli 2026 und ohne Gewähr. Die meisten Anbieter rechnen in US-Dollar ab, auf der Abrechnung kommen je nach Bank Umrechnungsgebühren dazu.