Zapier Alternativen 2026: 14 Tools im Vergleich, mit Preisen und DSGVO-Check

Die beste Zapier Alternative hängt davon ab, was du automatisieren willst und wo deine Daten liegen dürfen. Für komplexe Abläufe mit vielen Verzweigungen zu niedrigen Preisen passt Make am besten, das laut Vergleichsseite ab 9 Dollar im Monat 10.000 Credits bietet und Rechenzentren in der EU zur Wahl stellt. Wer Daten selbst hosten oder in Frankfurt speichern will, greift zu n8n aus Berlin, das nach kompletten Durchläufen abrechnet und nicht nach einzelnen Schritten. Firmen mit Microsoft 365 schauen sich zuerst Power Automate an, weil einfache Abläufe mit Standard-Connectors in vielen Microsoft-365-Lizenzen schon enthalten sind. Activepieces ist die quelloffene Alternative mit Cloud in Frankfurt und deutscher Oberfläche, IFTTT die günstigste Lösung für Smart Home und private Abläufe. Für E-Commerce-Schnittstellen mit Servern ausschließlich in Deutschland kommt Synesty aus Jena infrage, für Konzerne Workato mit Rechenzentrum in Frankfurt. Alle Preise und Funktionen in diesem Vergleich haben den Stand: 20. Oktober 2026.

Zapier ist für viele der erste Weg zur Automatisierung. Das Werkzeug verbindet nach eigener Angabe mehr als 9.000 Apps und bündelt inzwischen Zaps, Tables, Forms, einen KI-Assistenten und einen MCP-Zugang für KI-Assistenten in einem Abo. Wie wir Zapier selbst einordnen, steht in unseren Zapier-Erfahrungen. Drei Punkte bringen viele Nutzer dazu, nach einer Zapier Alternative zu suchen: die mit dem Volumen steigenden Kosten der Tasks, das Fehlen einer reinen Speicherung in der EU laut eigener Datenschutzseite und die Oberfläche, die es nur auf Englisch gibt. Dieser Vergleich stellt 14 Alternativen mit Preisen, Zählweise, Datenschutz, Serverstandort und Sprache nebeneinander.

Zapier Alternativen auf einen Blick

Die folgende Übersicht fasst Einstiegspreis, Gratisangebot, deutsche Oberfläche und Serverstandort von Zapier und den 14 Alternativen zusammen, die Details stehen in den Abschnitten darunter.

Die Tabelle zeigt vier Gruppen. Die erste Gruppe sind die direkten Nachfolger mit großem App-Katalog und eigener Cloud: Make, Albato, Integrately und Pabbly Connect. Die zweite Gruppe lässt sich selbst betreiben und eignet sich damit für strenge Datenschutzvorgaben, dazu gehören n8n, Activepieces und Node-RED. Die dritte Gruppe richtet sich an bestimmte Umgebungen, etwa Power Automate an Microsoft-365-Firmen, Synesty an Onlinehändler und Workato an Konzerne. Die vierte Gruppe besteht aus KI-Agenten wie Gumloop und Lindy, die Aufgaben auf Zuruf erledigen und klassische Abläufe ergänzen. IFTTT und Latenode stehen etwas außerhalb, weil sie nach Applets beziehungsweise nach Rechenzeit abrechnen.

Worauf dieser Vergleich beruht

vergleich.cc hat die Werkzeuge für diesen Artikel nicht selbst ausprobiert. Grundlage sind die offiziellen Preisseiten der 15 Anbieter, ihre Hilfe- und Sicherheitsseiten, Datenschutzangaben, Lizenztexte und Firmenangaben sowie Foren der Hersteller, wo offizielle Dokumentation fehlt. Alle Seiten wurden am 20. Oktober 2026 abgerufen, die Liste steht am Ende des Artikels in den Quellen.

Die meisten Anbieter nennen ihre Preise in US-Dollar ohne Steuern, Microsoft, n8n und Synesty in Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Wir nennen die Beträge so, wie sie auf den Preisseiten stehen, und kennzeichnen, ob sie für monatliche oder jährliche Zahlung gelten. Maßgeblich ist immer der Betrag, den dir der Bezahlvorgang für dein Land anzeigt. Wo Anbieter keine Preise veröffentlichen, steht das im Text. Aussagen über Eignung und Stärken sind als redaktionelle Einschätzung gekennzeichnet oder auf eine Herstellerangabe zurückgeführt. Eigene Messungen zu Tempo, Zuverlässigkeit oder Fehlerquoten gibt es nicht.

Was kostet Zapier im Oktober 2026 und warum suchen viele eine Alternative?

Bevor es um die Alternativen geht, lohnt ein genauer Blick auf Zapier selbst, denn die Zählweise der Tasks entscheidet darüber, ob ein Wechsel Geld spart.

Die Pläne von Zapier

Die Preisseite von Zapier nennt vier Stufen (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit 100 Tasks im Monat, Zaps mit zwei Schritten, Tables, Forms und dem KI-Assistenten Copilot
• Professional ab 19,99 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung oder 29,99 Dollar bei monatlicher Zahlung, mit 750 Tasks, mehrstufigen Zaps, Premium-Apps, Webhooks sowie E-Mail- und Chat-Support
• Team ab 69 Dollar im Monat bei jährlicher oder 103,50 Dollar bei monatlicher Zahlung, mit 2.000 Tasks, 25 Nutzern, geteilten Zaps und App-Verbindungen sowie SAML SSO
• Enterprise auf Anfrage, mit unbegrenzt vielen Nutzern, erweiterten Admin-Rechten und jährlichen Task-Kontingenten

Die Einstiegspreise gelten für die kleinste Task-Stufe. Wer mehr Tasks braucht, wählt auf der Preisseite eine höhere Stufe, der Preis steigt dann mit. Laut den häufigen Fragen auf der Preisseite spart die jährliche Zahlung 33 Prozent, gemeinnützige Organisationen erhalten zusätzlich 15 Prozent Rabatt, Professional lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte ausprobieren. Zapier rechnet in 19 Währungen ab, die Preise sind in Dollar festgelegt und werden zum Wechselkurs beim Bezahlen umgerechnet. Agents und Chatbots bucht man laut Preisseite als Zusatzmodule.

So zählt Zapier Tasks

Ein Task ist laut dem Hilfeartikel zur Task-Nutzung jede erfolgreich ausgeführte Aktion. Auslöser zählen nicht, auch das regelmäßige Abfragen neuer Daten ist kostenlos. Ebenfalls frei sind Filter, Pfade, der Formatter, Verzögerungen, Schleifen und die Speicherfunktion. Fehlgeschlagene Aktionen und Schritte, die wegen eines Filters nicht laufen, verbrauchen keine Tasks. Ein Zap mit einem Auslöser und drei Aktionen kostet also drei Tasks pro Durchlauf.

Seit 2026 gilt laut Preisseite ein gemeinsamer Task-Topf für alle Produkte. Zaps, KI-Schritte, Code, MCP und das SDK ziehen aus demselben Kontingent, wobei KI-Schritte je nach Modellstufe, Code je nach Laufzeit und Connectors je nach Typ unterschiedlich viele Tasks kosten. Ein Aufruf über Zapier MCP verbraucht laut Hilfeartikel zwei Tasks, ein weitergeleiteter Lead im Lead Router fünf. Zapier Agents laufen über ein eigenes Aktivitätskontingent. Ist das Kontingent erschöpft, rechnet Zapier bei aktivierter Pay-per-Task-Option zusätzliche Tasks zu einem Aufpreis ab, höchstens bis zum Dreifachen des Abos. Ist die Option aus, stoppen die Zaps bis zum nächsten Abrechnungszeitraum.

Datenschutz bei Zapier

Zapier ist ein US-Unternehmen. Auf der Datenschutzseite beantwortet Zapier die Frage, ob sich Daten ausschließlich in der EU speichern lassen, mit dem Satz, dass diese Option nicht unterstützt wird. Übermittlungen aus der EU stützt Zapier auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (das Abkommen, das seit Juli 2023 Datenübermittlungen an zertifizierte US-Firmen erlaubt). Zapier hat nach eigener Angabe Vertreter in der EU und in Großbritannien nach Artikel 27 DSGVO. Für den Einsatz mit Kundendaten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, der Vertrag, der regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet). Die Oberfläche gibt es laut Zapier-Hilfe nur auf Englisch, für andere Sprachen verweist Zapier auf die Übersetzungsfunktion des Browsers.

Gründe für den Wechsel

Aus den Preis- und Datenschutzangaben ergeben sich vier typische Gründe, eine Zapier Alternative zu suchen.

• Kosten bei hohem Volumen: 750 Tasks im kleinsten bezahlten Plan reichen für einen Ablauf mit drei Aktionen nur für 250 Durchläufe im Monat. Anbieter, die nach Durchläufen oder Rechenzeit abrechnen, können bei langen Abläufen deutlich günstiger sein.
• Datenstandort: Wer Kunden- oder Personaldaten automatisiert, will sie oft in der EU halten. Bei Zapier ist das laut Datenschutzseite nicht möglich.
• Selbst betreiben: Zapier läuft nur in der Cloud des Anbieters. n8n, Activepieces und Node-RED lassen sich auf eigenen Servern installieren.
• Sprache: Teams, die nicht auf Englisch arbeiten wollen, finden bei Power Automate, Activepieces und Synesty eine deutsche Oberfläche.

Tasks, Credits, Executions: Wie rechnen die Zapier Alternativen ab?

Jeder Anbieter zählt anders, und genau hier entscheidet sich, welche Alternative für deine Abläufe günstiger ist. Die folgenden Abschnitte erklären die Modelle, ein Rechenbeispiel zeigt die Unterschiede an einem einzigen Ablauf.

Zapier: Tasks je erfolgreicher Aktion

Bei Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als Task, Auslöser und eingebaute Werkzeuge wie Filter und Formatter sind frei. Lange Abläufe mit vielen Aktionen verbrauchen entsprechend viele Tasks, KI-Schritte je nach Modell mehr als einen.

Make: Credits je Modul

Make hat die frühere Einheit Operation in Credits umbenannt. Laut Hilfe-Center entspricht bei normalen Apps eine Operation einem Credit. KI-Module und einige Inhaltsextraktoren verbrauchen je nach Token, Dateigröße oder Seitenzahl mehr. Anders als bei Zapier zählt auch der Auslöser. Laut dem Hilfeartikel zu Operationen kostet jede Prüfung eines Auslösers eine Operation, unabhängig davon, wie viele Datensätze sie liefert. Router- und Fehlerbehandlungsmodule verbrauchen laut Preisseite keine Credits.

n8n: Executions je kompletter Durchlauf

n8n rechnet laut Preisseite nach Executions ab. Eine Execution ist ein kompletter Durchlauf eines Workflows, egal wie viele Schritte er hat und wie viele Daten er bewegt. Ein Ablauf mit zwanzig Schritten kostet damit genauso viel wie einer mit zwei. In der selbst gehosteten Community Edition gibt es keine Abrechnung nach Executions.

Activepieces: Credits je Run

Activepieces zählt laut den häufigen Fragen auf der Preisseite einen Credit pro Durchlauf, unabhängig von der Zahl der Schritte. KI-Schritte kosten zusätzlich zwei Credits bei schnellen, zehn bei leistungsfähigeren und zwanzig bei den größten Modellen. Wer eigene API-Schlüssel für KI-Modelle hinterlegt, zahlt pro KI-Schritt nur einen Credit.

Weitere Modelle: Transaktionen, Applets, Rechenzeit und Lizenzen

Die übrigen Anbieter nutzen eigene Einheiten:

• Albato zählt Transaktionen, also jeden ausgeführten Schritt nach dem Auslöser. Der Auslöser selbst ist frei.
• Pabbly Connect zählt nur Aktionsschritte als Tasks, Auslöser und interne Schritte wie Filter, Formatter und Router sind laut Produktseite frei.
• Integrately zählt Tasks, Auslöser und Prüfungen auf neue Daten rechnet der Anbieter laut Preisseite nicht mit.
• IFTTT begrenzt die Zahl der Applets (so heißen dort die Automationen), die Zahl der Ausführungen ist laut Preisseite unbegrenzt.
• Latenode rechnet nach Rechenzeit in CPU-Sekunden ab, die Zahl der Schritte erhöht den Preis nicht direkt.
• Power Automate lizenziert pro Nutzer oder pro Bot, Ausführungen laufen innerhalb der Servicegrenzen von Microsoft.
• Synesty verkauft ein Basispaket mit Kapazitäten, die sich über Upgrades erweitern lassen.

Rechenbeispiel: ein Ablauf mit vier Aktionen

Angenommen, ein Webformular löst 1.000-mal im Monat einen Ablauf mit vier Aktionen aus, etwa Kontakt im CRM anlegen, Zeile in Google Tabellen ergänzen, Slack-Nachricht senden und Bestätigungsmail verschicken. Nach den Zählregeln der Anbieter ergibt sich ohne KI-Schritte folgender Verbrauch (Preise laut Preisseiten, Stand: 20. Oktober 2026):

Das Beispiel zeigt die Richtung, keine exakte Rechnung. Wer Make mit einem zeitgesteuerten Auslöser nutzt, der alle paar Minuten nach neuen Daten fragt, verbraucht zusätzlich für jede Prüfung einen Credit. Bei Zapier und Integrately sind solche Prüfungen frei. KI-Schritte verändern die Rechnung bei allen Anbietern. Als Faustregel gilt, dass sich Anbieter, die pro Durchlauf abrechnen, also n8n und Activepieces, umso stärker lohnen, je mehr Schritte ein Ablauf hat.

Make (ehemals Integromat): die visuelle Alternative für komplexe Abläufe

Make ist der bekannteste direkte Konkurrent von Zapier. Das Werkzeug hieß bis 2022 Integromat, wie Make auf seiner Seite zum Ende von Integromat erklärt, und gehört heute laut Datenschutzseite zu Celonis. Abläufe heißen bei Make Szenarien und werden als Diagramm aus Modulen gebaut, in dem Verzweigungen, Schleifen und Fehlerpfade sichtbar nebeneinanderliegen.

Preise und Credits bei Make

Die Preisseite von Make lieferte beim Abruf nur eine Sicherheitsabfrage, die Beträge stammen deshalb aus der Vergleichsseite Make vs. Zapier des Herstellers (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit 1.000 Credits im Monat
• Core ab 9 Dollar im Monat ab 10.000 Credits
• Pro ab 16 Dollar im Monat ab 10.000 Credits
• Teams ab 29 Dollar im Monat ab 10.000 Credits
• Enterprise auf Anfrage

Laut Preisseite ist die jährliche Vorauszahlung günstiger als die monatliche, den genauen Betrag für deine Abrechnungsart zeigt der Bezahlvorgang. Zusätzliche Credits kaufst du in Paketen zu 1.000 oder 10.000, auf Wunsch auch automatisch. Sie verfallen bei Monatsabos nach einem Monat, bei jährlichen Pro- und Teams-Plänen zum Ende des Jahres. Pro 10.000 lizenzierten Credits sind laut Preisseite 5 GB Datentransfer und 10 MB Datenspeicher enthalten.

Stärken gegenüber Zapier

Der wichtigste Unterschied ist der Preis pro Schritt. Für 9 Dollar erhältst du laut Vergleichsseite 10.000 Credits, bei Zapier enthält die kleinste bezahlte Stufe für 19,99 Dollar 750 Tasks. Nach unserer Einschätzung ist Make damit für Abläufe mit vielen Schritten und mittlerem Volumen die naheliegendste Zapier Alternative. Laut Vergleichsseite bietet Make mehr als 3.000 fertige App-Anbindungen. Dazu kommen der KI-Assistent Maia, eigene KI-Agenten, ein MCP-Server und Make Grid zur Übersicht über alle Szenarien, wie die Produktnavigation von Make zeigt. Für KI-Schritte kannst du Modelle wie ChatGPT oder Claude über eine eigene Verbindung oder über den KI-Anbieter von Make einbinden.

Schwächen und Grenzen

Die Oberfläche gibt es laut Antworten im Make-Forum vom November 2025 nur auf Englisch, die Sprachauswahl im Profil enthält bisher nur diese eine Sprache. Der App-Katalog ist kleiner als der von Zapier. Bei zeitgesteuerten Auslösern zählt jede Prüfung als Operation, das kann bei kurzen Intervallen Credits kosten, auch wenn keine neuen Daten kommen. Der Diagramm-Editor zeigt viele Details auf einmal, wer nur zwei Apps verbinden will, braucht diese Tiefe nicht.

Datenschutz und Serverstandort

Make bietet laut Hilfe-Center vier Datenzonen an: US1, US2, EU1 und EU2. Die Datenzone ist eine Einstellung der Organisation. Für KI-Funktionen gelten Ausnahmen. Maia, die KI-Websuche von Make und alle OpenAI-Modelle im KI-Anbieter von Make laufen laut Hilfe-Center auch in den EU-Zonen in den USA, einige Claude-Modelle ebenfalls. Wer eine eigene Verbindung zu einem KI-Anbieter nutzt, verliert die EU-Zusage von Make. Laut der Datenschutzseite ist Celonis Inc. nach dem Data Privacy Framework registriert, AVV und Liste der Unterauftragsverarbeiter stellt Make dort bereit.

Für wen sich Make eignet

Make passt zu Selbstständigen, Agenturen und kleinen Teams, die verzweigte Abläufe bauen und dabei weniger zahlen wollen als bei Zapier. Wer Daten in der EU halten will, wählt beim Anlegen der Organisation eine EU-Zone und verzichtet für sensible Inhalte auf die KI-Funktionen, die laut Hilfe-Center in den USA laufen.

n8n: die Alternative aus Berlin mit Self-Hosting

n8n stammt von der n8n GmbH mit Sitz in Berlin, wie das Impressum zeigt. Das Werkzeug richtet sich laut Hersteller an technische Teams und verbindet klassische Workflows mit KI-Agenten. Der Quellcode liegt öffentlich auf GitHub, die Community Edition lässt sich kostenlos auf eigenen Servern betreiben.

Preise und Executions bei n8n

Die Preisseite von n8n nennt vier Stufen, alle mit unbegrenzt vielen Nutzern, Workflows und Integrationen. Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung, die monatliche Zahlung kostet laut Preisseite rund 17 Prozent mehr (Stand: 20. Oktober 2026):

• Starter für 20 Euro im Monat mit 2.500 Executions, einem geteilten Projekt, fünf gleichzeitigen Ausführungen, Agenten, MCP und KI-Knoten sowie 1.600 Assistenten-Credits
• Pro für 50 Euro im Monat mit 10.000 Executions, drei geteilten Projekten, bis zu 50 gleichzeitigen Ausführungen, Admin-Rollen und Workflow-Verlauf
• Business für 667 Euro im Monat mit 40.000 Executions, nur selbst gehostet, mit SSO, LDAP, mehreren Umgebungen und Versionsverwaltung über Git
• Enterprise auf Anfrage, in der n8n-Cloud oder selbst gehostet

Die Cloud-Pläne lassen sich ohne Kreditkarte ausprobieren. Firmen mit weniger als 20 Beschäftigten können laut Preisseite einen Start-up-Plan mit 50 Prozent Rabatt auf Business beantragen. Die maximale Laufzeit einer Ausführung liegt im Starter-Plan bei fünf Minuten, ab Pro bei 40 Minuten.

Self-Hosting mit der Community Edition

Die Community Edition ist kostenlos und auf GitHub verfügbar. Sie steht unter der Sustainable Use License, die den Einsatz für eigene interne Geschäftszwecke sowie für private und nichtkommerzielle Zwecke erlaubt. Wer n8n als Dienst an Dritte weiterverkaufen will, braucht eine andere Lizenz. Beim Self-Hosting zahlst du für den Server und kümmerst dich selbst um Updates, Sicherungen und Sicherheit. Funktionen wie SSO, Git-Versionsverwaltung oder Log-Streaming sind den Business- und Enterprise-Lizenzen vorbehalten.

KI-Agenten und MCP in n8n

Laut Preisseite enthalten alle Cloud-Pläne den Knoten für KI-Agenten, KI-Schritte, einen MCP-Server-Auslöser und einen MCP-Client. KI-Modelle lassen sich in der Cloud auch ohne eigene API-Schlüssel nutzen. Ein Assistent im Editor hilft beim Bauen, die Zahl seiner Credits hängt vom Plan ab. Eigene Code-Schritte in JavaScript und Python, beliebige HTTP-Anfragen und Webhooks gehören laut Preisseite zum Standard. Damit richtet sich n8n vor allem an Teams, die KI-Abläufe mit eigenen Daten verbinden und dabei die Kontrolle über Modelle und Speicherort behalten wollen.

Datenschutz und Serverstandort

Für die Cloud-Pläne speichert n8n die Daten laut Preisseite in der EU, auf Servern in Frankfurt. Die Sicherheitsseite nennt Microsoft Azure als Hoster und eine Verschlüsselung der Datenbank im Ruhezustand. Selbst gehostet liegen die Daten dort, wo du n8n installierst, also auf Wunsch im eigenen Rechenzentrum. Einen vorunterschriebenen AVV stellt n8n laut Rechtsseite zum Herunterladen bereit. Die Oberfläche unterstützt laut n8n-Forum offiziell nur Englisch.

Für wen sich n8n eignet

n8n passt zu Firmen mit eigener IT, Entwicklern und Agenturen, die lange Abläufe mit vielen Schritten bauen. Wer Daten nicht in eine fremde Cloud geben darf, findet hier mit der Community Edition einen Weg, der nur die Serverkosten verursacht. Für Einsteiger ohne technische Kenntnisse ist der Einstieg nach unserer Einschätzung höher als bei Zapier oder Make, weil Self-Hosting, Code-Knoten und Ausdrücke im Editor technisches Verständnis voraussetzen.

Microsoft Power Automate: die Alternative für Microsoft-365-Firmen

Power Automate ist das Automatisierungswerkzeug von Microsoft und gehört zur Power Platform. Für Firmen, die mit Outlook, Teams, SharePoint und Excel arbeiten, ist es oft schon vorhanden, bevor jemand nach einer Zapier Alternative sucht.

Preise und Lizenzen

Die deutsche Preisseite nennt die Preise in Euro zuzüglich Mehrwertsteuer bei jährlicher Abrechnung (Stand: 20. Oktober 2026):

• Kostenlose Probeversion für 30 Tage mit Cloud-Flows und Standard-Connectors
• Power Automate Premium für 13,00 Euro pro Nutzer und Monat mit Cloud-Flows, beaufsichtigten Desktop-Flows, Prozess-Mining mit 50 MB und Dataverse-Kapazität
• Power Automate Process für 130,00 Euro pro Bot und Monat für unbeaufsichtigte Automatisierung
• Power Automate Hosted Process für 186,30 Euro pro Bot und Monat, mit einem von Microsoft verwalteten virtuellen Rechner in Azure

Microsoft weist auf der Preisseite darauf hin, dass der tatsächliche Preis an der Kasse angezeigt wird und je nach Land und Organisation abweichen kann.

Was in Microsoft 365 schon enthalten ist

Viele Microsoft-365-Lizenzen bringen Power Automate in begrenztem Umfang mit. Laut Microsoft-Dokumentation erlauben diese mitgelieferten Lizenzen, Cloud-Flows mit Standard-Connectors zu erstellen und auszuführen, Premium- und eigene Connectors nur in Ausnahmefällen. Zu den Standard-Connectors gehören die Microsoft-Dienste selbst. Wer externe Dienste wie Salesforce oder eigene Schnittstellen anbinden will, braucht in der Regel Premium. Für einfache Abläufe innerhalb von Microsoft 365, etwa Anhänge aus Outlook in SharePoint ablegen oder Teams-Nachrichten bei neuen Formulareinträgen senden, entstehen damit keine Zusatzkosten.

Cloud-Flows und Desktop-Flows

Power Automate unterscheidet zwei Arten von Abläufen. Cloud-Flows verbinden Dienste über Schnittstellen, ähnlich wie Zaps. Desktop-Flows sind Robotic Process Automation (RPA, Software-Roboter, die Klicks und Eingaben in Programmen auf dem Rechner nachahmen). Beaufsichtigt laufen sie, während jemand am Rechner sitzt, unbeaufsichtigt ohne Mensch auf einem eigenen Rechner. Diese Desktop-Automatisierung ist laut Preisseite ein Teil der Pläne und hebt Power Automate von den meisten anderen Zapier Alternativen ab, die nur Webdienste verbinden.

Datenschutz und Serverstandort

Abläufe laufen in Umgebungen, deren Region der Administrator festlegt. Laut Microsoft Learn liegen Daten einer Umgebung in der Region EU und EFTA in europäischen Rechenzentren innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft. Die Oberfläche und die Dokumentation gibt es auf Deutsch, wie die deutschen Produkt- und Hilfeseiten zeigen.

Für wen sich Power Automate eignet

Power Automate ist nach unserer Einschätzung die erste Wahl für Firmen, die ohnehin in Microsoft 365 arbeiten und Abläufe zwischen Outlook, Teams, SharePoint und Excel automatisieren wollen. Für Selbstständige, die vor allem Webdienste außerhalb von Microsoft verbinden, ist die Lizenz pro Nutzer im Premium-Plan weniger attraktiv als die Pläne von Make oder n8n.

Activepieces: Open Source mit Cloud in Frankfurt

Activepieces ist eine quelloffene Automatisierungsplattform, die Workflows, KI-Agenten, Tabellen und einen Chat in einer Oberfläche verbindet. Sie lässt sich in der Cloud des Anbieters oder auf eigenen Servern betreiben.

Preise und Credits

Die Preisseite von Activepieces nennt Pauschalpreise in Dollar bei monatlicher Zahlung, die jährliche Zahlung spart laut Preisseite zwei Monatsbeiträge (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit 1.000 Credits im Monat, unbegrenzten Flows, bis zu fünf Nutzern sowie Flows, Agenten, Tabellen, MCPs und API-Zugang
• Plus für 20 Dollar im Monat mit 10.000 Credits, bis zu fünf Nutzern und eigenen KI-Schlüsseln
• Team für 200 Dollar im Monat mit 50.000 Credits, 25 Nutzern, unbegrenzten Projekten, SSO und E-Mail-Support
• Ultimate auf Anfrage mit jährlich vereinbarten Credits, eigenen Workern, Audit-Logs und Git-Synchronisierung

Im Gratisplan pausieren Durchläufe laut Preisseite, wenn die Credits aufgebraucht sind, bis neue Credits verfügbar sind. In den bezahlten Plänen laufen sie weiter, jeder zusätzliche Credit kostet 0,007 Dollar. Weil ein Credit für einen ganzen Durchlauf steht, reichen die 10.000 Credits im Plus-Plan für 10.000 Läufe ohne KI-Schritte, egal wie viele Schritte jeder Ablauf hat.

Self-Hosting und Lizenz

Die Community Edition steht laut GitHub-Seite unter der MIT-Lizenz, einer der freizügigsten Open-Source-Lizenzen. Das Projekt liefert Docker-Dateien für den eigenen Betrieb mit. Laut Preisseite gibt es alle Pläne wahlweise in der Cloud oder auf eigenen Servern. Der Anbieter beantwortet die Frage, warum man trotz Self-Hosting zahlen sollte, mit Funktionen wie Zugriffsrechten, Änderungsverfolgung und Team-Trennung, der Ort des Betriebs ändere den Funktionsumfang nicht. Laut Preisseite stehen mehr als 760 Integrationen zur Verfügung.

Datenschutz, Serverstandort und Sprache

Die Cloud von Activepieces läuft laut Sicherheitsseite standardmäßig in Frankfurt, andere Regionen gibt es auf Anfrage. Selbst gehostet bestimmst du den Standort selbst. Deutsch gehört laut einer Ankündigung im Activepieces-Forum zu den ersten Sprachen, die die Community übersetzt hat, die Sprache lässt sich im Dashboard wählen.

Für wen sich Activepieces eignet

Activepieces passt zu kleinen Teams und Agenturen, die eine deutschsprachige Oberfläche, Datenspeicherung in Frankfurt und einfache Pauschalpreise suchen. Wer später auf eigene Server umziehen will, kann das mit derselben Software tun. Für Firmen, die einen Abschluss mit festem Ansprechpartner und eigenem Vertrag brauchen, ist der Ultimate-Plan gedacht.

IFTTT: die einfache Alternative für Smart Home und private Abläufe

IFTTT steht für „If This Then That“ und gehört zu den ältesten Automatisierungsdiensten. Eine Automation heißt dort Applet und verbindet einen Auslöser mit einer oder mehreren Aktionen, etwa Licht einschalten, wenn du nach Hause kommst.

Preise und Applets

Die Preisseite von IFTTT nennt drei Stufen, die Preise gelten bei jährlicher Zahlung, die laut Preisseite 40 Prozent spart (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit zwei Applets und unbegrenzten Ausführungen
• Pro für 2,99 Dollar im Monat (35,88 Dollar im Jahr) mit 20 Applets, Applets mit mehreren Aktionen, Webhooks und schnellerer Ausführung
• Pro+ für 8,99 Dollar im Monat (107,88 Dollar im Jahr) mit unbegrenzten Applets, KI-Diensten, mehreren Konten pro Dienst sowie Abfragen und Filtern

IFTTT zählt keine Ausführungen, die Grenze liegt bei der Zahl der Applets. Laut Preisseite verbindet IFTTT mehr als 1.000 Marken und Dienste, ein Schwerpunkt liegt auf Smart-Home-Geräten und sozialen Netzwerken.

Grenzen für berufliche Abläufe

Verzweigungen, Filter und Bedingungen gibt es erst im Pro+-Plan. Für Abläufe mit vielen Schritten, Datenumwandlung und Fehlerbehandlung ist IFTTT nach der Funktionsliste der Preisseite nicht ausgelegt, dafür sind Make, n8n oder Activepieces besser geeignet. Auf der Preisseite nennt IFTTT als Zielgruppe für Pro+ kleine Unternehmen, der Funktionsumfang bleibt aber auf einfache Wenn-dann-Regeln ausgerichtet. Für private Abläufe, Smart Home und kleine Helfer im Alltag ist IFTTT die günstigste Zapier Alternative in diesem Vergleich.

Pabbly Connect: günstige Pauschalen mit unbegrenzten Tasks

Pabbly Connect stammt vom Softwareanbieter Pabbly und wirbt auf seiner Produktseite offen als günstigere Zapier Alternative. Laut Produktseite lassen sich mehr als 2.000 Apps verbinden.

Preise und Zählweise

Die Preisseite von Pabbly Connect zeigte beim Abruf reduzierte Preise (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit 100 Tasks im Monat und Abläufen mit zwei Schritten
• Standard für 14 Dollar im Monat statt regulär 19 Dollar, mit 10.000 Tasks im Monat und mehrstufigen Abläufen
• Unlimited für 59 Dollar im Monat statt regulär 79 Dollar, mit unbegrenzten Tasks

Pabbly bietet monatliche, ein-, zwei- und dreijährige Laufzeiten mit 15, 20 und 25 Prozent Rabatt sowie eine Lifetime-Option an. Alle Pläne enthalten laut Preisseite unbegrenzte Workflows und Teammitglieder, Router, Iteratoren, Filter, Code-Module in JavaScript und Python sowie MCP-Server. Als Task zählen nur Aktionsschritte. Auslöser und interne Schritte wie Formatter, Filter, Parser und Verzögerungen sind laut Produktseite frei. Pabbly gibt eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen.

Worauf du achten solltest

Rabattaktionen wechseln, deshalb lohnt der Blick auf den Betrag im Bezahlvorgang. Angaben zum Serverstandort macht die Preisseite nicht. Wer personenbezogene Daten über Pabbly leitet, sollte vor dem Einsatz Standort, Unterauftragsverarbeiter und AVV beim Anbieter erfragen. Für Selbstständige mit vielen einfachen Abläufen ist der Unlimited-Plan nach den Preisangaben eine der günstigsten Optionen am Markt.

Albato: Pläne und Transaktionspakete getrennt wählen

Albato richtet sich laut Preisseite an Einzelpersonen und Teams sowie mit einer eingebetteten Variante an Softwareanbieter, die Integrationen in ihr eigenes Produkt einbauen wollen. Die Plattform verbindet laut Preisseite mehr als 1.000 Apps und bietet KI-Agenten und einen Copilot.

Preise und Transaktionen

Bei Albato wählst du den Plan nach Arbeitsweise und das Transaktionspaket nach Volumen. Die Preise gelten in Dollar, bei jährlicher Zahlung spart man laut Preisseite bis zu 30 Prozent (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free für 0 Dollar mit 100 Transaktionen, fünf aktiven Automationen und zwei Schritten pro Automation
• Pro für 15 Dollar im Monat bei jährlicher oder 22 Dollar bei monatlicher Zahlung, mit 1.000 Transaktionen, unbegrenzten Automationen und Schritten, KI-Agenten und 30 Tagen Protokoll
• Teams für 65 Dollar im Monat bei jährlicher oder 93 Dollar bei monatlicher Zahlung, ab 5.000 Transaktionen, mit fünf Plätzen, Rollen und Prioritäts-Support
• Custom auf Anfrage mit flexiblen Limits und eigenem Ansprechpartner

Eine Transaktion ist laut den häufigen Fragen jeder erfolgreich ausgeführte Schritt nach dem Auslöser. Sind die Transaktionen aufgebraucht, laufen die Abläufe weiter, die zusätzlichen Transaktionen kosten dann 50 Prozent mehr als im Paket. Neue Nutzer können Albato 14 Tage ausprobieren.

Datenschutz

Albato betreibt seine Infrastruktur laut Sicherheitsseite bei Amazon Web Services, verteilt auf zwei Verfügbarkeitszonen, und bietet einen AVV an. Eine Region nennt die Seite nicht. Protokolle löscht Albato nach eigener Angabe nach 60 Tagen automatisch.

Integrately: fertige Automationen mit einem Klick

Integrately setzt laut Preisseite auf vorgefertigte Automationen, die du nur auswählst und mit deinen Konten verbindest. Der Anbieter nennt mehr als 1.500 Apps und 20 Millionen fertige Automationen.

Preise und Tasks

Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung in Dollar zuzüglich Steuern (Stand: 20. Oktober 2026):

• Free mit 100 Tasks, Aktualisierung alle 15 Minuten und einschrittigen Automationen
• Starter für 19,99 Dollar im Monat mit 2.000 Tasks, drei Premium-Apps und mehrstufigen Abläufen
• Professional für 39 Dollar im Monat mit 10.000 Tasks und unbegrenzten Premium-Apps
• Growth für 99 Dollar im Monat mit 30.000 Tasks und unbegrenzten Nutzern
• Business für 239 Dollar im Monat mit 150.000 Tasks

Laut Preisseite zählen Auslöser und Prüfungen auf neue Daten nicht als Tasks. Neue Konten können Integrately 14 Tage kostenlos nutzen, beim Abruf lief außerdem ein Angebot für den ersten Monat zum Preis von 5 Dollar.

Einordnung

Integrately eignet sich nach den Herstellerangaben für Nutzer, die Standardabläufe zwischen bekannten Apps suchen und sich nicht mit dem Aufbau eigener Logik beschäftigen wollen. Angaben zum Serverstandort enthält die Preisseite nicht, das gilt es vor dem Einsatz mit Kundendaten zu klären.

Latenode: Abrechnung nach Rechenzeit

Latenode verbindet einen visuellen Editor mit Code-Knoten in JavaScript, einem Headless-Browser für Websites ohne Schnittstelle und laut Anbieter mehr als 5.500 Integrationen. Das Besondere ist die Abrechnung, die sich nach der Laufzeit richtet.

Preise

Laut Preisseite gibt es eine Gratisstufe mit 10.000 CPU-Sekunden im Monat und fünf aktiven Workflows (Stand: 20. Oktober 2026). Danach zahlst du ohne Grundgebühr pro CPU-Sekunde, im ersten Staffelbereich von 10.001 bis 100.000 Sekunden 0,00012 Dollar je Sekunde, bei höherem Verbrauch sinkt der Satz stufenweise bis auf 0,00005 Dollar. Die Preisseite rechnet als Beispiel vor, dass 100.000 kurze Läufe mit je rund einer Sekunde 10,80 Dollar im Monat kosten. Im bezahlten Modus gibt es unbegrenzte aktive Szenarien, fünf parallele Worker und bis zu zehn Minuten pro Lauf.

Für wen sich Latenode eignet

Das Modell lohnt sich für viele kurze Läufe mit vielen Schritten. Rechenintensive Abläufe mit langen Wartezeiten oder Browser-Automatisierung verbrauchen dagegen mehr Sekunden, die Kosten lassen sich vorab schwerer abschätzen als bei einer festen Zahl von Tasks. Angaben zum Serverstandort enthält die Preisseite nicht.

Synesty: die deutsche Lösung für E-Commerce-Schnittstellen

Synesty stammt von der Synesty GmbH aus Jena, die laut Unternehmensseite 2010 gegründet wurde. Die Plattform richtet sich an Onlinehändler, Agenturen und IT-Dienstleister, die Shops, Warenwirtschaft und Marktplätze verbinden.

Preise

Die Preisseite nennt ein Basispaket und Erweiterungen, alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer bei jährlicher Abrechnung, die monatliche Abrechnung kostet rund 10 Prozent mehr (Stand: 20. Oktober 2026):

• Essentials für 99 Euro im Monat mit den Kernfunktionen, Webhooks, Zeitplanung und Auslösern
• Plus Features als Erweiterung für 79 Euro im Monat mit Funktionen für Teams und komplexere Integrationen

Weitere Kapazitäten wie Connectors und Datenbankspeicher lassen sich über Upgrades zubuchen. Laut Preisseite ist die kostenlose Probephase zeitlich unbegrenzt.

Serverstandort Deutschland

Laut Datenschutzseite verarbeitet Synesty alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Website, Oberfläche und Dokumentation sind auf Deutsch. Unter den Integrationen finden sich typische Systeme des deutschen Onlinehandels wie Shopware, JTL, Billbee, Plentymarkets, Kaufland.de, Idealo und Lexware Office, dazu Shopify, Amazon, eBay sowie KI-Bausteine für OpenAI, Anthropic und DeepL.

Für wen sich Synesty eignet

Synesty ist keine allgemeine Zapier Alternative für Formulare und Slack-Nachrichten. Für Händler, die Produktdaten, Bestellungen und Feeds zwischen Shop, Warenwirtschaft und Marktplätzen austauschen und Server in Deutschland brauchen, passt es nach den Herstellerangaben besser als die großen US-Plattformen.

Workato: Enterprise-Plattform mit Rechenzentrum in Frankfurt

Workato richtet sich an Konzerne und große Mittelständler, die Integration, Datenpipelines, API-Verwaltung und KI-Agenten auf einer Plattform bündeln wollen.

Editionen und Preise

Workato veröffentlicht keine Preise. Die Preisseite nennt vier Editionen: Standard, Business MCP, Enterprise MCP und Workato ONE, dazu Zusatzmodule etwa für RPA, EDI und eine private Workato-Instanz. Die Abrechnung richtet sich laut Preisseite nach dem Verbrauch von Tasks, den ein Dashboard sichtbar macht. Laut Preisseite sind mehr als 1.200 Connectors enthalten, Arbeitsbereiche und Nutzer sind unbegrenzt.

Datenresidenz in der EU

Workato betreibt laut eigener Ankündigung ein Rechenzentrum in Frankfurt. Wer sich dort anmeldet, dessen Daten werden laut Workato in der EU verarbeitet und gespeichert, ohne Übertragung in andere Regionen. Für Konzerne mit Einkaufsabteilung, Sicherheitsprüfung und Vertragsverhandlung ist Workato damit eine Alternative zu Zapier Enterprise. Für kleine Firmen ist es nach dem Aufbau der Editionen nicht gedacht.

Node-RED: kostenlos und komplett selbst betrieben

Node-RED ist ein Open-Source-Projekt für ereignisgesteuerte Abläufe, das laut Projektseite in der Vergangenheit unter anderem von IBM und Hitachi gefördert wurde. Die Projektseite nennt im Oktober 2026 die Version 5.0.8 und mehr als 5.000 Knoten und Flows aus der Community.

Was Node-RED kann

Node-RED läuft auf Node.js und lässt sich laut Projektseite lokal, per Docker, auf einem Raspberry Pi oder in der Cloud betreiben, etwa über FlowFuse, AWS oder Azure. Abläufe entstehen im Browser, indem du Knoten verbindest. Der Schwerpunkt liegt auf Echtzeitdaten, Heimautomatisierung und Industriesteuerung. Es gibt keine Lizenzkosten und keine Zählung von Tasks, die Grenzen setzt nur deine Hardware.

Für wen sich Node-RED eignet

Node-RED passt zu Bastlern, Smart-Home-Nutzern und Industrieanwendungen mit eigener Technik. Als Ersatz für Zapier im Büroalltag fehlen fertige Anbindungen an viele Geschäftsanwendungen, die du über Community-Knoten oder eigene HTTP-Anfragen nachbauen musst. Wer keine eigene Technik betreiben will, ist mit n8n oder Activepieces in der Cloud besser bedient.

KI-Agenten als Ergänzung: Gumloop und Lindy

Neben klassischen Workflow-Werkzeugen entstehen KI-Agenten, die Aufgaben auf Zuruf erledigen, statt festen Regeln zu folgen. Sie ersetzen Zapier nicht eins zu eins, nehmen aber Arbeit ab, für die man früher lange Zaps gebaut hat. Einen Überblick über weitere Werkzeuge nach Aufgaben gibt unsere Liste der wichtigsten KI-Tools.

Gumloop

Gumloop baut laut Preisseite Agenten, die mit den Werkzeugen und Daten einer Firma arbeiten. Der Pro-Plan startet bei 37 Dollar im Monat mit 20.000 Credits, unbegrenzten Agenten, Sitzplätzen und Teams, mehr als 35 KI-Modellen und eigenen API-Schlüsseln. Dazu kommt laut Preisseite eine Orchestrierungsgebühr von 8 Prozent. Neue Nutzer können Pro 14 Tage ausprobieren, Enterprise mit privatem Cloud-Betrieb und SAML gibt es auf Anfrage. Klassische Workflows führt Gumloop laut Preisseite als Legacy-Funktion weiter.

Lindy

Lindy versteht sich laut Preisseite als KI-Teammitglied, das in Slack, im Postfach, im Kalender und in Meetings mitarbeitet. Zum Start gibt es Guthaben im Wert von 50 Dollar, das sieben Tage gilt. Der Team-Plan kostet 29,99 Dollar im Monat pro aktivem Nutzer mit 3.000 Credits, weitere 1.000 Credits kosten 10 Dollar. Lindy nennt mehr als 1.500 Integrationen und MCP-Unterstützung. Läuft das gemeinsame Credit-Kontingent aus, pausiert Lindy laut Preisseite und meldet sich, statt weiter abzurechnen. Wer Meeting-Notizen automatisch weiterverarbeiten will, findet spezialisierte Werkzeuge in unserer Bewertung von Tactiq.

Was aus bekannten Zapier Alternativen geworden ist

Viele ältere Vergleiche führen Dienste, die es so nicht mehr gibt. Drei Fälle solltest du kennen, bevor du einer Liste aus dem Vorjahr folgst.

Relay.app ist eingestellt

Relay.app galt als Alternative mit menschlichen Freigabeschritten in Abläufen. Laut Hinweis auf der Website von Relay.app wurde der Dienst im September 2026 eingestellt, alle Konten, Workflows und Verläufe wurden gelöscht. Wer noch Anleitungen oder Vergleiche mit Relay.app findet, kann diese Option streichen.

Pipedream gehört zu Workday

Pipedream war bei Entwicklern als codenahe Zapier Alternative bekannt. Workday hat die Übernahme laut Pflichtmitteilung an die US-Börsenaufsicht abgeschlossen. Pipedream beschreibt sich auf seiner Preisseite inzwischen als Integrationsschicht für KI-Agenten mit mehr als 3.000 Connectors. Der Gratisplan gilt nur für die Entwicklung, für den Produktivbetrieb kostet der Startup-Plan 99 Dollar im Monat bei monatlicher Zahlung mit 10.000 Nutzungs-Credits und 100 externen Nutzern. Für Nutzer, die Abläufe ohne Code bauen wollen, ist Pipedream damit keine naheliegende Alternative mehr.

Integromat heißt seit 2022 Make

Integromat wurde 2022 zu Make, das alte Produkt ist eingestellt. Wer in älteren Artikeln von Integromat liest, findet die Weiterentwicklung unter dem Namen Make, mit Credits statt Operationen als Abrechnungseinheit.

Welche Zapier Alternative ist DSGVO-freundlich?

Für viele deutsche Firmen ist der Datenschutz der wichtigste Grund für einen Wechsel. Die Antwort hängt davon ab, wo die Daten liegen, wer sie verarbeitet und ob du die Software selbst betreiben kannst.

Speicherung in der EU

Die folgende Tabelle fasst die Angaben der Anbieter zum Serverstandort zusammen (Stand: 20. Oktober 2026):

Für IFTTT, Pabbly Connect, Integrately, Latenode, Gumloop und Lindy fanden sich auf den abgerufenen Preis- und Sicherheitsseiten keine Angaben zu einer Speicherung in der EU. Das heißt nicht, dass sie den Datenschutz vernachlässigen, du solltest die Frage aber vor dem Einsatz mit personenbezogenen Daten beim Anbieter klären.

Self-Hosting als sicherster Weg

Wer Daten gar nicht an einen Dienstleister geben will, betreibt die Automatisierung selbst. n8n, Activepieces und Node-RED laufen auf eigenen Servern oder bei einem deutschen Hoster deiner Wahl. Dann entfällt die Auftragsverarbeitung für die Plattform selbst, die Verantwortung für Updates, Sicherungen und Zugriffsschutz liegt aber bei dir. Für kleine Firmen ohne IT-Abteilung kann eine EU-Cloud des Anbieters die bessere Wahl sein als ein schlecht gewarteter eigener Server.

AVV und Datenübermittlung in die USA

Sobald eine Automatisierung personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Namen und E-Mail-Adressen aus einem Formular, brauchst du mit dem Anbieter einen AVV. Zapier, Make, n8n und Albato stellen laut ihren Datenschutz- und Rechtsseiten einen solchen Vertrag bereit. Bei US-Anbietern kommt die Frage der Übermittlung hinzu. Zapier und Celonis Inc. als Vertragspartner von Make stützen sich laut ihren Datenschutzseiten auf das Data Privacy Framework. Halte in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fest, welche Daten durch welche Abläufe fließen, und übertrage nur die Felder, die der Ablauf wirklich braucht.

KI-Schritte als Sonderfall

KI-Schritte schicken Inhalte an ein Sprachmodell, das oft bei einem weiteren Anbieter läuft. Selbst bei EU-Hosting der Plattform kann die Verarbeitung dann in den USA stattfinden, wie die Angaben von Make zu den Datenzonen zeigen. Prüfe deshalb, welches Modell ein KI-Schritt nutzt und wo es läuft, ob Gemini, ChatGPT oder ein europäisches Modell wie Mistral. Grundlagen zum Hochladen vertraulicher Dokumente in KI-Werkzeuge erklärt unser Ratgeber zum Datenschutz bei KI-Tools.

So gelingt der Umzug von Zapier

Keiner der Anbieter in diesem Vergleich übernimmt Zaps automatisch. Der Umzug bedeutet, die Abläufe beim neuen Anbieter neu aufzubauen, mit etwas Planung lässt sich das aber ohne Ausfälle erledigen.

Bestandsaufnahme der Zaps

Liste zuerst alle aktiven Zaps mit Auslöser, Aktionen, Filtern und dem monatlichen Task-Verbrauch auf. So siehst du, welche Abläufe die meisten Tasks verbrauchen und wo sich der Wechsel am stärksten lohnt. Prüfe für jede verwendete App, ob der neue Anbieter eine fertige Anbindung hat oder ob du sie über HTTP-Anfragen und Webhooks nachbauen musst. Wer Abläufe für Kollegen dokumentieren will, kann Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Werkzeugen wie Scribe festhalten.

Parallelbetrieb und Umstellung

Baue jeden Ablauf beim neuen Anbieter nach, prüfe ihn mit Beispieldaten und schalte erst dann den alten Zap ab. Bei Abläufen, die auf neue Datensätze reagieren, solltest du beide Systeme nicht gleichzeitig aktiv lassen, sonst entstehen doppelte Einträge. Ein guter Zeitpunkt für die Umstellung ist kurz vor Ende des bezahlten Zapier-Zeitraums, damit du nicht für zwei Abos gleichzeitig zahlst. Beginne mit einfachen Abläufen und ziehe die komplexen erst um, wenn du den neuen Editor kennst.

Zugangsdaten und Webhooks

Alle App-Verbindungen musst du beim neuen Anbieter neu anmelden. Webhook-Adressen ändern sich, deshalb müssen Formulare, Shops oder andere Systeme, die bisher an Zapier gesendet haben, die neue Adresse bekommen. Nach dem Umzug lohnt es sich, die Verbindungen in Zapier zu trennen und die Zugriffsrechte bei den verbundenen Diensten zu entziehen.

Auch Datenquellen wie Notizbücher und Projektwerkzeuge gehören zur Bestandsaufnahme. Viele Zaps lesen aus Notion, Taskade oder Tabellen. Wer bei der Gelegenheit auch den Arbeitsbereich überdenkt, findet Optionen in unseren Artikeln zu Notion AI, den Notion Alternativen und in unserer Bewertung von Taskade. Daten von Websites ohne Schnittstelle liefern Werkzeuge wie Browse AI in die Abläufe.

Wann sich der Wechsel von Zapier lohnt

Ein Wechsel lohnt sich vor allem in diesen Fällen:

• Deine Abläufe haben viele Schritte. n8n und Activepieces rechnen pro Durchlauf ab, ein Ablauf mit zehn Aktionen kostet dort so viel wie einer mit einer Aktion.
• Du brauchst viele Tasks für wenig Geld. Make bietet laut Vergleichsseite 10.000 Credits ab 9 Dollar, Pabbly Connect einen Plan mit unbegrenzten Tasks.
• Deine Daten müssen in der EU bleiben. n8n und Activepieces speichern in Frankfurt, Make in den EU-Zonen, Synesty ausschließlich in Deutschland.
• Du darfst keine Cloud nutzen. n8n, Activepieces und Node-RED laufen auf eigenen Servern.
• Dein Team arbeitet mit Microsoft 365. Power Automate ist in vielen Lizenzen für Standard-Connectors enthalten und bietet eine deutsche Oberfläche.
• Du automatisierst vor allem privat. IFTTT kostet im Pro-Plan 2,99 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung.

Rechne vor dem Wechsel deinen tatsächlichen Verbrauch aus. Die Task-Übersicht in deinem Zapier-Konto zeigt, wie viele Tasks deine Zaps im Monat verbrauchen. Übertrage diese Zahl in die Einheit des neuen Anbieters, wie im Rechenbeispiel oben, und vergleiche erst dann die Preise.

Wann du bei Zapier bleiben solltest

Zapier bleibt in einigen Fällen die bessere Wahl, vor allem wegen des großen App-Katalogs und des einfachen Einstiegs.

• Du brauchst seltene Apps. Mit mehr als 9.000 Apps laut Preisseite ist der Katalog größer als bei allen Alternativen in diesem Vergleich.
• Du automatisierst wenig, aber einfach. Wenige Zaps mit einer oder zwei Aktionen passen in den Gratisplan oder die kleinste Stufe, ein Umzug spart dann kaum Geld.
• Deine Abläufe fragen oft nach neuen Daten. Bei Zapier ist das Abfragen kostenlos, bei Make kostet jede Prüfung einen Credit.
• Dein Team baut ohne Technikkenntnisse. Zaps folgen einer einfachen Liste aus Auslöser und Aktionen, der Copilot hilft beim Aufbau.
• Du nutzt Tables, Forms, MCP und Agents zusammen. Wer diese Bausteine kombiniert, müsste sie bei einem Wechsel bei mehreren Anbietern nachbauen.

Wer bleibt, sollte die Pay-per-Task-Option bewusst einstellen, damit es keine Überraschungen bei der Abrechnung gibt, und für Kundendaten den AVV abschließen. Weitere Einzelheiten zu Funktionen und Grenzen stehen in unserer Bewertung von Zapier. Gute Anweisungen für KI-Schritte in Zaps erklärt unser Ratgeber zum Prompt Engineering.

Fazit: Die beste Zapier Alternative hängt von Volumen und Datenstandort ab

Eine Zapier Alternative, die in allen Punkten vorne liegt, gibt es nicht. Zapier bietet weiterhin den größten App-Katalog und einen einfachen Einstieg, verlangt bei vielen Schritten aber deutlich mehr als die Konkurrenz und speichert Daten laut eigener Angabe nicht ausschließlich in der EU.

Make ist die naheliegende Alternative für komplexe Abläufe zu niedrigen Preisen, mit wählbarer EU-Datenzone. n8n ist die erste Wahl für Teams mit technischem Hintergrund, die selbst hosten oder Daten in Frankfurt halten wollen und lange Abläufe pro Durchlauf bezahlen möchten. Power Automate passt zu Firmen in Microsoft 365, Activepieces zu kleinen Teams, die eine deutsche Oberfläche und Open Source suchen. IFTTT bleibt das Werkzeug für private Abläufe und Smart Home, Pabbly Connect, Albato und Integrately locken mit günstigen Paketen. Synesty deckt den deutschen Onlinehandel mit Servern in Deutschland ab, Workato den Konzernbedarf. KI-Agenten wie Gumloop und Lindy ergänzen klassische Abläufe, ersetzen sie aber nicht.

Rechne vor der Entscheidung deinen Verbrauch in Tasks, Credits oder Executions um, prüfe die Anbindung deiner wichtigsten Apps und nutze die Gratisstufen oder Probephasen von zwei Kandidaten parallel, bevor du ein Jahresabo abschließt.